La preparación de pedidos es el proceso que se emplea para acondicionar los productos de los clientes para ser expedidos en forma de envíos físicos. Una vez preparados, su destino es variado: o bien el cliente final o bien las tiendas de la compañía o bien el centro de producción específico que lo solicite.
La preparación de pedidos es una operativa que engloba procesos como, por ejemplo, el picking: extraer productos de una unidad de carga para depositarlos en otra donde, finalmente, se prepara todo el pedido del cliente. Esto, grosso modo, es un elemento más dentro del sistema de preparación de pedidos que desarrolle el almacén.
En este sentido también conviene diferenciar dos términos que usualmente suelen ser confundidos. Se trata de la unidad de pedido y la unidad de carga. La primera no sería otra cosa que las divisiones de la unidad de carga que pueden ser incluidas dentro de un pedido. La otra, en cambio, serían los elementos que facilitan el traslado y la manipulación de la carga dentro de una cadena de suministro.
Una vez conocida la importancia y el lugar de la preparación de pedidos en el almacén, sus principales ventajas son las siguientes:
La operatividad del almacén
El objetivo último de todo almacén operativo y rentable es aprovechar al máximo la capacidad productiva de su personal y el aprovechamiento de sus instalaciones.
En este sentido, parece obvio que cada uno tendrá una dinámica diferente según sus necesidades. No obstante, en todos los casos, lo importante es minimizar al máximo la cantidad de recorrido que deben realizar los operarios para trasladar los pedidos. Para conseguirlo, las zonas deberían estar divididas correctamente en segmentos ABC.
Del mismo modo, se deberían evitar las manipulaciones excesivas de pedidos tratando de conciliar unidades de compra y distribución de un modo adecuado.
Calidad del servicio
Un sistema de preparación de pedidos óptimo garantiza un funcionamiento adecuado y una calidad de servicio mejor, facilitando la rotación de stock que controle el FIFO y la caducidad, la reducción drástica de errores, la información en tiempo real o la posibilidad permanente de recuento.
Fases del almacenaje
En cuanto a las diferentes fases de almacenaje relacionadas con la preparación de los pedidos, nos encontramos con cuatro bien definidas:
Los preparativos. Momento en que se recogen los datos del pedido, se clasifican (albaranes) y se disponen a través de los elementos de manutención como carros, palets, etc.
Los recorridos. Espacio comprendido entre la zona de operaciones hasta el punto donde está ubicado el producto y retorno.
La extracción. El posicionamiento en altura y ubicación exacta sobre el elemento de transporte interno (palets, roll, carros, etc)
La verificación del acondicionado. Por último el acondicionamiento de la paquetería previa a su envío, esto es: embalaje, control acondicionado de las cajas, precintado, pesaje, etiquetado del envío. También comprende el traslado a la zona donde vaya a ser expedido, su clasificación, elaboración del albarán para el transportista y envío al destino.
La preparación de pedidos en el almacén es una fase esencial de la operativa de muchos almacenes, sin tener en cuenta su tamaño y si su gestión es tradicional o emplea almacenes automáticos inteligentes.
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